Phần lớn chúng ta đánh giá thấp thời gian cần để làm xong việc của chính mình, dù đã có nhiều năm bằng chứng cho thấy lần nào cũng trễ. Cách sửa không phải là lạc quan hơn hay kỷ luật hơn, mà là đổi nguồn của con số ước lượng: bớt dựa vào kế hoạch trong đầu, dựa nhiều hơn vào ghi chép về những gì thực sự đã xảy ra.
Một sai lệch luôn nghiêng về một phía
Năm 1979, hai nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky đặt tên cho hiện tượng này là ngụy biện lập kế hoạch (planning fallacy). Đó là một lỗi rất cụ thể: ta dự đoán công việc của mình sẽ xong sớm hơn thực tế, kể cả khi biết những việc tương tự trước đây đều bị trễ.
Một nghiên cứu năm 1994 được trích dẫn rộng rãi của Roger Buehler, Dale Griffin và Michael Ross cho thấy lỗi này dai dẳng đến mức nào. Các sinh viên tâm lý học được hỏi khi nào họ hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Ước lượng trung bình là 33,9 ngày. Khi được hỏi trong trường hợp mọi thứ tệ nhất có thể, con số trung bình là 48,6 ngày. Thời gian thực tế trung bình là 55,5 ngày, và chỉ khoảng 30% sinh viên xong đúng hạn họ tự đặt.
Hãy để ý con số thứ hai. Ngay cả "kịch bản xấu nhất" cũng vẫn quá lạc quan. Điều đó cho thấy vấn đề không nằm ở chỗ ta thiếu thận trọng, thứ có thể chữa bằng cách bi quan thêm một chút. Chính cách ước lượng đã sai từ gốc.
Vì sao hình dung công việc lại đánh lừa bạn
Khi ước lượng, ta thường tua trong đầu một đoạn phim về công việc: mở file, viết từng phần, gửi đi. Kahneman gọi đây là góc nhìn từ bên trong (inside view). Đoạn phim ấy rất gọn gàng. Nó hiếm khi có cảnh đồng nghiệp trả lời chậm hai ngày, bộ dữ liệu bị thiếu giá trị, hay hai mươi phút lục tìm đúng phiên bản tài liệu.
Thử nghĩ đến việc dọn bếp trước khi khách tới. Bạn hình dung cảnh lau mặt bếp và quét nhà. Bạn không hình dung cảnh máy rửa bát còn đầy cần dỡ ra trước, hay túi rác bị rách giữa chừng.
Nhóm của Buehler còn nhận thấy người ta vẫn nhớ những lần trước mình bị trễ, nhưng lại coi đó là ngoại lệ chứ không phải bằng chứng cho lần tới. Dự án nào cũng có vẻ đặc biệt. Còn lịch sử của bạn thì không.
Mượn góc nhìn từ bên ngoài
Cách thay thế là góc nhìn từ bên ngoài (outside view): tạm gác chi tiết của việc đang làm và hỏi những việc giống thế này thường mất bao lâu. Trên Harvard Business Review, Dan Lovallo và Kahneman lập luận rằng tổ chức dự báo tốt hơn khi làm theo cách này. Giới quy hoạch gọi phiên bản bài bản của nó là dự báo theo nhóm tham chiếu (reference class forecasting).
Bạn không cần cơ sở dữ liệu về các siêu dự án. Với việc cá nhân, nhóm tham chiếu sát nhất chính là hành vi trong quá khứ của bạn. Vướng mắc là hầu hết chúng ta không bao giờ ghi lại, nên cứ quay về với trí tưởng tượng.
Ghi nhật ký ước lượng trong hai tuần
Trước khi bắt đầu bất kỳ việc nào dài hơn khoảng 15 phút, hãy ghi thời gian bạn ước lượng. Làm xong, ghi thời gian thực tế. Một cuốn sổ hay một bảng tính là đủ:
| Việc | Ước lượng | Thực tế | Tỷ lệ |
|---|---|---|---|
| Báo cáo tuần | 60 phút | 95 phút | 1,6 |
| Sửa lỗi đăng nhập | 2 giờ | 3,5 giờ | 1,75 |
| Trả lời email | 30 phút | 40 phút | 1,3 |
Sau hai tuần, lấy trung vị của cột tỷ lệ, có thể tách theo từng loại việc. Con số đó là hệ số nhân của riêng bạn. Nó không phải hằng số khoa học; nó mô tả chính bạn, ở thời điểm này, trong công việc hiện tại. Nếu trung vị cho việc viết là 1,6, thì bản nháp "một tiếng" thực chất cần một khối chín mươi phút.
Tách nhỏ trước khi hứa
Góc nhìn bên ngoài cho bạn một tổng thời gian sát thực tế. Một công cụ thứ hai hữu ích khi bạn chưa có dữ liệu cũ cho loại việc nào đó. Trong một bài báo năm 2004, Justin Kruger và Matt Evans phát hiện rằng khi được yêu cầu liệt kê các bước con của một việc nhiều công đoạn, người ta đưa ra ước lượng dài hơn và chính xác hơn. Tách việc ra giúp lộ diện những bước mà đoạn phim trong đầu bỏ qua.
Khi tách nhỏ, hãy cố ý liệt kê cả những phần vô hình:
- chuẩn bị: tìm file, mở công cụ, đọc lại ghi chú
- chờ đợi: phê duyệt, phản hồi, build, giao hàng
- làm lại: bản nháp thứ hai, phần sửa sau khi được góp ý
- khép lại: gửi đi, lưu trữ, dọn dẹp
Sau đó so sánh hai con số: tổng thời gian sau khi tách nhỏ và ước lượng theo cảm giác nhân với hệ số của bạn. Nếu chúng lệch nhau, hãy lên kế hoạch theo con số lớn hơn.
Ước lượng tốt hơn, ngày làm việc nhẹ hơn
Ước lượng chính xác hơn sẽ thay đổi hành vi theo những cách nhỏ và cụ thể.
Khi ai đó hỏi hạn chót, hãy đưa ra một khoảng thời gian tính theo hệ số nhân, thay vì con số nghe dễ chịu lúc đó. "Thứ Năm hoặc thứ Sáu" có ích cho họ hơn một ngày thứ Tư mà bạn sẽ lỡ.
Lên lịch trong ngày bằng con số đã nhân. Ba việc "một tiếng" có thể gần với năm tiếng làm thật, và đó là lý do buổi chiều luôn biến mất.
Đừng coi mỗi lần trễ là khuyết điểm tính cách. Nghiên cứu cho thấy sai lệch này mang tính cấu trúc: nó xuất hiện ở cả sinh viên chăm chỉ lẫn lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm. Cách đáp lại là một quy trình tốt hơn, không phải thêm mặc cảm.
Mỗi tháng xem lại nhật ký một lần. Hệ số của bạn sẽ thay đổi khi công việc thay đổi, và đó chính là mục đích: con số ước lượng nên đi theo bằng chứng.
Ngày mai, hãy bắt đầu với chỉ ba việc. Ghi một con số đoán trước mỗi việc và thời gian thật sau đó. Chỉ sau vài ngày, bạn sẽ thấy rõ khuôn mẫu của mình đủ để lên kế hoạch xoay quanh nó.
Đang tải bình luận…